Projekt retrospektivní konverze lístkových katalogů Knihovny Filozofické fakulty Univerzity Karlovy v Praze

Resumé: V letech 2013 až 2014 se v Knihovně Filozofické fakulty Univerzity Karlovy (http://www.ff.cuni.cz/knihovna) uskutečnil ojedinělý projekt retrospektivní konverze bibliografických záznamů lístkových katalogů, který byl částečně podpořen z projektu VISK 5. Během dvou let bylo zpracováno 400 000 lístkových záznamů a dokumenty byly zpřístupněny v Centrálním katalogu Univerzity Karlovy v Praze a v Souborném katalogu ČR. Při klasické (s knihou v ruce) retrospektivní katalogizaci knihovního fondu FF UK by zpracování trvalo cca 40 let. Metoda retrospektivní konverze přinesla výrazné zrychlení rekatalogizace stávajícího knihovního fondu a zlepšila jeho zpřístupnění.

Klíčová slova:retrospektivní konverze, lístkové katalogy, automatizace, skenování, vysokoškolské knihovny, datový import, MARC 21

Summary:Between 2013 and 2014 a unique project of retroconversion of bibliographic data took place at the Library of the Faculty of Arts, Charles University. The project was partially supported by the VISK 5 grant and in its two years 400 000 paper catalogue cards were processed and made accessible through the Central Catalogue of the Charles University and the Union Catalogue of the Czech Republic. The classic retrospective processing of the catalogue would have taken ca. 40 years. The retroconversion method has brought about both a significant increase in the speed of the processing of the library catalogue as well as an improvement in its accessibility.

Keywords: retroconversion, card catalogue, automatization, scanning, college libraries, data import

PhDr. Klára Rösslerová/ředitelka Knihovny FF UK

Knihovna Filozofické fakulty Univerzity Karlovy v Praze

Knihovna Filozofické fakulty Univerzity Karlovy v Praze (FF UK) je součástí Univerzity Karlovy v Praze a jednou z dvaceti tří knihoven jejích fakult , v čele této knihovní sítě stojí Ústřední knihovna UK, která je administrativním pracovištěm koordinujícím činnost jednotlivých knihoven a zajišťujícím společné nákupy elektronických informačních zdrojů, správu systému pro sběr dat o publikační činnosti apod.

Většina z ostatních univerzitních fakult má pouze jednu knihovnu. Knihovna FF UK je zcela specifická tím, že je tvořena celou sítí knihoven (oborovými knihovnami, které poskytují standardní knihovní služby všem čtenářům, a příručními knihovnami, které jsou určeny pouze akademikům) a Střediskem vědeckých informací (viz obr. 1). Zaměstnanci Střediska vědeckých informací (SVI) spravují pro všechny knihovny rozpočet (samotnou akvizici, tedy výběr a objednání tištěné literatury, zajištují přímo oborové knihovny), nákup časopisů a elektronických informačních zdrojů, zajištují meziknihovní a mezinárodní meziknihovní výpůjční službu, starají se o depozitáře knihoven zajišťují evidenci nakoupené literatury a její katalogizaci. Nově nakoupené dokumenty jsou přístupné ve společném Centrálním katalogu Univerzity Karlovy v Praze (www.ckis.cuni.cz). SVI dále zajišťuje metodickou podporu jednotlivým knihovnám, dohlíží na plnění zákonných norem, zajišťuje školení práce s elektronickými informačními zdroji jak pro studenty, tak pro zaměstnance, zajišťuje sběr dat o publikační činnosti a její odesílání do Rejstříku informací o výsledcích či Registru uměleckých výstupů.

Služby všech knihoven zajišťuje celkem 45 zaměstnanců, většinou vysokoškolsky vzdělaných knihovníků nebo odborníků v oblasti dané oborové knihovny.

Knihovna FF UK je značně složitým organismem, v němž však do sebe jednotlivé činnosti velmi přesně zapadají a tvoří fungující celek.

Projekt retrospektivní konverze

V letech 2013 až 2014 proběhl v Knihovně FF UK ojedinělý projekt retrospektivní konverze bibliografických záznamů. Východiskem projektu byl fakt, že fondy Knihovny FF UK čítají 1,1 milionu jednotek, ale z toho celých 660 000 bylo zpracováno pouze v lístkových katalozích a další část v databázích vytvořených nekoordinovaně, bez dodržení knihovnických standardů a uložených mimo Centrální katalog UK. Při klasickém retrospektivním zpracování knihovního fondu FF UK (katalogizace s knihou v ruce) by bývalo zpracování trvalo cca 40 let. Předpokládali jsme, že použití metody retrospektivní konverze katalogů výrazně zrychlí zpracování fondu a zlepší jeho zpřístupnění uživatelům prostřednictvím Centrálního katalogu UK.

Celkem bylo během realizace projektu zpracováno téměř 400 tisíc naskenovaných záznamů nebo záznamů ze samostatných databází ojedinělých dokumentů z fondu Knihovny FF UK, a to z oblastí germanistického semináře české univerzity, německé univerzity, archeologie včetně osobních knihoven významných českých archeologů, orientalistické literatury, klasické filologie, starověkých dějin, byzantologie, didaktiky latiny, lingvistiky, srovnávací jazykovědy, databáze knihovny fonetiky, databáze knihovny Ústavu pro klasickou archeologii, lístkového katalogu Historického semináře, Knihovny hudební vědy, Knihovny románských studií, Knihovny Ústavu pro dějiny umění, Knihovny etnologie. Pro projekt byl použit program ZRIS firmy Comdat (http://www.zris.cz/), který byl navržen pro retrospektivní konverzi za použití naskenovaných bibliografických záznamů a jejich stažení nebo přepisu přímo do struktury formátu MARC 21.

Volba metody retrospektivní konverze

Knihovna FF UK se potýkala s palčivým problémem, kterým byl relativně nízký podíl fondu zpřístupněného prostřednictvím elektronického katalogu. Řešení tohoto problému bylo navíc znesnadněno tím, že fond není uložen v jedné knihovně, a dokonce ani v jedné budově. Některé knihovny mají své fondy uloženy v depozitářích mimo Prahu, v několika budovách Filozofické fakulty, v různých podlažích, ve skříních po chodbách či učebnách, kde se běžně učí. Zároveň fakultu velmi trápí nedostatek pracovního místa. S těmito překážkami bylo nutné se nějak vypořádat, zároveň bylo sledováno časové a finanční hledisko. Způsob zpracování fondu metodou skenování katalogizačních lístků a následného zpracování bibliografických záznamů do elektronické databáze tak bylo dobrou volbou.

Nejprve byly vybrány katalogy pro zpracování. Jako první byly zvoleny velké katalogy největších knihoven (např. Historický seminář, Knihovna romanistiky), postupně pak byly přidávány menší katalogy. Čím byl katalog větší, tím byla metoda retrospektivní konverze efektivnější.

Postup práce

Postup práce byl u každého katalogu zhruba stejný. Nejprve byly naskenovány katalogizační lístky. Skenování prováděli studenti FF UK na standardních multifunkčních zařízeních umístěných v knihovnách. V počátku projektu skenovali „velkokapacitně“ v průběhu víkendů, aby nenarušili chod knihoven, postupně pak skenovali i během provozu knihovny, to však již v omezeném množství. Naskenované záznamy pak byly importovány do programu ZRIS. V programu byly rozděleny do jednotlivých virtuálních „skříní“ a zásuvek, které přesně odpovídaly fyzickému uložení lístků v katalozích knihovny (viz obr. 2).

roslerova2

Obr. 2 ZRIS

Toto rozdělení zároveň zjednodušovalo následnou manažerskou práci pracovníka zodpovědného za daný úsek: pro každý katalog byl jmenován tzv. supervizor, tedy osoba, která zodpovídala za rozdělení práce v daném katalogu, sledovala termíny a hlavně schvalovala výslednou podobu záznamů (viz níže). Dále byli vybráni katalogizátoři, tedy osoby, které přepisovaly záznamy do předem připravených šablon. Pro každý katalog byla vytvořena šablona pro zpracování, ve které byla připravena povinná pole, stále se opakující pole včetně předem vyplněných hodnot (např. konspekt, sigla, v jednotkách pak sbírky, prefixy signatur či přírůstkových čísel apod.). Některé knihovny si definovaly i další informace, které v záznamech chtěly mít uvedeny. Cílem bylo automaticky vyplnit maximum informací, aby zpracovatelé nejen ušetřili čas, ale aby byla zajištěna co nejmenší chybovost.

Dále byly vytvořeny velmi detailní návody práce, ve kterých byl nejen popsán systém ZRIS, ale i samotná katalogizace, a to s ohledem na vzhled bibliografických záznamů daného katalogu (katalogy se lišily, a to nejen vzhledem k dlouhému období, během kterého vznikaly, ale i kvůli dřívější naprosté decentralizaci a tedy nejednotnosti pravidel).

Následně byla v systému stanovena přístupová práva jednotlivých zpracovatelů (systém umožňuje přiřadit zpracovatele k jednotlivým „skříním“ a „zásuvkám“, takže ten nevidí jiné katalogy a má zpřístupněnu jen tu část systému, kterou pro svou práci potřebuje, čímž je zajištěna ochrana ostatních záznamů).

Personální zajištění

Na práci se podílelo více než 100 osob. Administrátor projektu pravidelně komunikoval se zástupci firmy Comdat. Na základě jeho požadavků na systém firma upravila program ZRIS a přizpůsobila ho potřebám knihovny, přiřadila šablony k jednotlivým katalogům, nastavila katalogy, které byly při práci prohledávány, nastavila přístupová práva zpracovatelům, případně v průběhu práce prováděla drobné změny.

Dále, jak již bylo zmíněno, byli jmenováni supervizoři, kteří zodpovídali za svůj katalog. Supervizory byli většinou knihovníci Střediska vědeckých informací, kteří měli danou knihovnu na starosti i mimo projekt retrospektivní konverze, znali tak její fond, komunikovali s knihovníkem knihovny a mohli se na něj obracet s případnými otázkami. Supervizoři zároveň sledovali rychlost zpracování a v případě potřeby do práce zapojovali další katalogizátory nebo je přesouvali do jiné části katalogu. Základ jejich práce však spočíval v kontrole záznamů, která byla vícestupňová.

Dále byli vybráni katalogizátoři. Katalogizátory byli zaměstnanci Knihovny FF UK a dále studenti fakulty, většinou studenti Ústavu informačních studií a knihovnictví nebo studenti, kteří již v některé knihovně FF UK pracovali a byli proškoleni v katalogizaci. Požadavky na ně byly tedy praxe nebo alespoň teoretická znalost katalogizačních pravidel a formátu

MARC 21, znalost jazyka (jazyků), které byly nejčastěji v dané knihovně zastoupeny (a to včetně nelatinkových abeced jako jsou cyrilice, hebrejština či arabština), svědomitost, pečlivost, vlastní počítač nebo notebook s připojením na internet a garance zpracování minimálního množství záznamů v určitém čase (dle pokynu supervizora). Dalšími osobami, které se práce zúčastnily, byla systémová knihovnice fakulty, jež měla na starost prvotní kontrolu exportů, a systémový knihovník univerzity zodpovědný za importy do Centrálního katalogu UK.

Většina těchto lidí se v průběhu práce navzájem nikdy nesetkala, přesto dokázali denně zpracovat často více než 2000 záznamů. Bez nutnosti poskytnutí tolika pracovních míst najednou pracovalo více než 60 katalogizátorů souběžně a v čase, který jim vyhovoval.

Program ZRIS

Pro práci byl použit speciální program pro retrospektivní konverzi firmy Comdat. Jeho velmi jednoduchou instalaci prováděli sami zpracovatelé. Systém byl v souvislosti s přidáváním dalších katalogů pravidelně automaticky aktualizován a každou noc byla v předem domluvený čas vytvořená data zálohována (studenti často pracovali i přes noc).

V programu se zobrazuje různá funkčnost odpovídající různým rolím zpracovatelů: katalogizátoři mají zpřístupněný svůj katalog, ve kterém mohou vyřazovat nebo zpracovávat záznamy. Jakmile určitý katalogizátor do záznamu jednou vstoupí, již ho nemůže nikdy editovat jiný katalogizátor. Supervizoři mají zpřístupněný taktéž svůj katalog, kromě funkcí pro katalogizátory však mohou vstupovat do všech záznamů katalogizátorů, mohou je editovat nebo vracet zpět ke zpracování. Administrátor přiděluje práva katalogizátorům i supervizorům, vidí kompletní statistiky a údaje zpracovatelů, spravuje hesla, může manipulovat se záznamy připravenými k exportu nebo měnit katalogizátory rozpracovaných záznamů.

Zpracování záznamů

Zpracování probíhalo následujícím způsobem: nejprve katalogizátor posoudil, zda záznam bude zpracovávat, tedy mohl vyřadit odkazové lístky, lístky, u kterých věděl, že jsou zpracované (u některých katalogů např. podle signatury nebo uvedení čárového kódu na lístku). Následně zjišťoval, zda záznam existuje v Centrálním katalogu Univerzity Karlovy v Praze. Pokud existoval, a to včetně totožné jednotky, katalogizátor záznam vyřadil. Pokud existoval, avšak jednotka byla jiná, pouze vytvořil jednotku. Pokud záznam v Centrálním katalogu neexistoval, katalogizátor zjistil, zda je možné záznam stáhnout z jiného předem nastaveného katalogu. Automaticky byl prohledáván Souborný katalog ČR a dále dle povahy katalogu byly prohledávány i další zdroje. Pokud záznam jinde existoval, katalogizátor ho stáhnul, upravil a uložil. Pokud neexistoval, nově ho zpracoval, a to včetně integrovaného systému pro kontrolu autorit. Jak již bylo uvedeno, pro zpracování byly použity předem definované šablony, ve kterých byly některé informace „napevno“ zapsány, jiné se měnily automaticky za použití předem definovaných algoritmů. Dále byly použity některé ochranné mechanismy pro zajištění maximální bezchybnosti (např. automatická kontrola zápisu signatury – aby byl pro danou knihovnu použit správný prefix apod.). Zpracovatel po dokončení záznamu mohl uložit dotaz nebo poznámku pro supervizora (např. upozornit na nejasnost) nebo mohl použít tzv. příznaky, což jsou předem definované „označovače“ záznamů, díky kterým lze nejen rychle záznam označit, ale následně záznamy např. podle příznaku filtrovat, exportovat zvlášť apod. Mezi použité příznaky patřily příznaky pro seriál, nečitelnou signaturu, duplicitní záznam apod.

Ihned po uložení byl záznam v systému označen ikonou ikonou dokončeného záznamu, takže supervizor vzápětí viděl, že záznam je připraven ke kontrole, případně si supervizor mohl záznamy filtrovat. Supervizor záznam pečlivě zkontroloval, přes systém mohl katalogizátorovi odpovědět na otázky, chybný záznam mohl katalogizátorovi vrátit k opravě (automaticky došlo ke změně ikony u záznamu) nebo ho v případě drobných chyb sám opravit. Pokud supervizor záznam vrátil, celý koloběh života záznamu začal znovu od počátku. Pokud však supervizor záznam schválil jako bezproblémový, záznam uzamkl a tím dal administrátorovi na vědomí, že záznam je připraven k exportu (viz obr. 3).

Obr. 3 ZRIS revize záznamů

Jakmile byly všechny záznamy v katalogu připraveny k exportu, byly zahájeny automatické kontroly systému (v průběhu prací se ukázalo, že je efektivní tyto kontroly spouštět i v průběhu práce, aby byly opravy prováděny průběžně a také aby byli katalogizátoři upozorněni na často se opakující chyby). Mezi automaticky kontrolované jevy patřily hlavně kódy zemí (zastaralé kódy pro Československo nebo kódy jednotlivých států USA), zapomenuté kódy rolí, chybějící nebo chybné indikátory. Po těchto automatických kontrolách došlo k automatické nebo ruční opravě. Následně byl katalog cvičně vyexportován a prohlédnut, tentokrát systémovou knihovnicí. K této kontrole došlo často i několikrát. Poté byly záznamy odeslány k importu do Centrálního katalogu Univerzity Karlovy v Praze. Před importem systémový knihovník opět provedl automatickou kontrolu záznamů včetně kontroly duplicit a existence záznamů, ke kterým měly být připojeny pouze jednotky. Tato kontrola byla velmi náročná, neboť systém často vyhodnocoval záznamy jako duplicitní falešně nebo naopak zcela právem, neboť práce probíhaly na některých katalozích delší dobu a během této doby bylo se záznamy v katalogu manipulováno, byly přesouvány apod. (přestože na FF UK byly práce na katalogu zastaveny vzhledem k existenci společného katalogu pro celou univerzitu se na jiných fakultách záznamy nadále zpracovávaly). Při všech těchto kontrolách byly odhalovány chyby, které vznikaly v důsledku „působení lidského faktoru“ a které ani při sebelepší ochraně a nastavení mechanismů práce nelze nikdy vyloučit.

Úskalí a přínosy projektu

Projektem retrospektivní konverze zpracování katalogu Knihovny FF UK nekončí. Importované záznamy jsou po skončení této etapy kvalitní či nekvalitní do té míry, jak kvalitní či nekvalitní byly již na lístkovém záznamu. Proto jsou při výpůjčce dokumentu záznamy okamžitě s knihou v ruce dopracovány. Při retrospektivní konverzi bylo zcela pominuto opatření knih čárovými kódy, neboť by bylo při hromadném provádění neefektivní a finančně náročné. Jejich umístění je tak prováděno až při výpůjčce. Dalším problémem bylo zpracování záznamů o knihách, které ve skutečnosti již ve fondu nejsou. Některé knihovny neudržovaly svůj lístkový katalog v aktuálním stavu a retrospektivní konverze to na ně tak vlastně prozradila. Občas tak knihovna dostane požadavek na výpůjčku knihy, kterou již nemůže poskytnout, v obrovském množství zpracovaných záznamů se však jedná o mizivý počet. Změnou pro knihovníky je i fakt zvýšeného zájmu o knihy, které jsou uloženy v depozitářích, a tedy nutnosti pro ně dojíždět.

V průběhu práce byla největším úskalím lidská nedůvěra, touha po dokonalosti a absolutní zaměření na záznam. Že projekt má smysl, se ukázalo ihned po prvním importu, kdy se začaly objevovat požadavky na knihy, které si dávno nikdo nepůjčil, protože prostě nebyly v elektronickém katalogu dohledatelné. Uskutečněná retrospektivní konverze tak pokračuje. Zároveň je nyní zjednodušena revize fondů a jejich probírka.

Závěr v nastaveném trendu a jde ruku v ruce s předchozími kroky, jakými bylo např. zavedení automatizovaného výpůjčního protokolu do všech knihoven

Při současném využití moderních technologií se knihovní fond, zpracovaný pouze v lístkových katalozích, stal téměř mrtvým fondem, proto tento úspěšný projekt znamenal velký posun ve službách poskytovaných uživatelům a zároveň Knihovnu FF UK postavil na přední místo mezi českými knihovnami v oblasti retrospektivní konverze lístkových katalogů. Většina fondu Knihovny FF UK je nyní dostupná prostřednictvím Centrálního katalogu Univerzity Karlovy v Praze (www.ckis.cuni.cz), všechny oborové knihovny FF UK jsou plně automatizované. Knihovna FF UK se tak stala plnohodnotnou moderní knihovnou s knihovním fondem přístupným přes internet i nejširší veřejnosti.